Book en vikar: sådan skaber institutioner tryghed og kvalitet i en travl hverdag

Når hverdagen på en døgninstitution, i socialpsykiatrien eller i et botilbud pludselig bliver presset, kan behovet for ekstra hænder opstå med meget kort varsel. Sygemeldinger, akutte forløb eller borgere med øget støttebehov gør, at mange ledere igen og igen må forholde sig til, hvordan de hurtigt og sikkert kan booke en vikar, uden at gå på kompromis med kvaliteten i indsatsen.

For mange arbejdspladser er et specialiseret vikarbureau blevet en fast del af løsningen. Ikke kun som nødløsning, men som et strategisk redskab til at skabe stabilitet, kontinuitet og arbejdsglæde hos det faste personale og ikke mindst tryghed for borgere, beboere og pårørende.

Hvad vil det sige at booke en vikar med faglighed i centrum?

At book en vikar lyder enkelt: der ringes til et bureau, og kort efter står der en medarbejder klar. I praksis kræver det mere end bare hurtig bemanding, hvis kvaliteten i tilbuddet skal bevares.

En god vikarløsning kendetegnes typisk ved tre ting:

1. Klar faglig profil
Vikarer til social- og sundhedsområdet skal ikke kun kunne holde skansen. De skal kunne indgå aktivt i de faglige indsatser, der allerede er planlagt. Mange institutioner efterspørger derfor vikarer med erfaring i for eksempel mentaliseringsbaseret pædagogik, relationsarbejde, kognitiv tilgang eller konflikthåndtering.
Når en vikar forstår målgruppen og metoderne, bliver vedkommende en reel ressource i stedet for blot et ekstra sæt hænder.

2. Match mellem opgave og kompetencer
En ting er uddannelse på papiret. Noget andet er erfaring med lige præcis den borgergruppe eller opgavetype, arbejdspladsen står med.
Døgntilbud for unge med udadreagerende adfærd, psykiatriske botilbud, enkeltmandsprojekter eller skærmningsopgaver stiller vidt forskellige krav. Et seriøst vikarbureau bruger tid på at håndplukke vikarer til de enkelte opgaver, så der er genkendelighed og fagligt match, hver gang der bestilles hjælp.

3. Tydelige rammer og trygge vilkår
Når vikarer har styr på deres løn- og ansættelsesvilkår, og når bureauet arbejder gennemsigtigt og ordentligt, smitter det af på indsatsen ude i institutionerne. Trygge vikarer skaber tryghed omkring borgerne og passer bedre ind i de faste teams.
Det giver ro for både ledelse og medarbejdere, der ved, hvad de kan forvente, når de ringer efter ekstra bemanding.

Hvornår giver det mening at booke en vikar og hvad bør man være opmærksom på?

Mange forbinder vikarer med akutte kriser, men i praksis bruger mange institutioner vikarer langt mere strategisk. Typiske situationer, hvor vikarer giver god mening, er for eksempel:

– Sygdom og ferie i faste teams, hvor kontinuitet skal sikres
– Opnormering ved nye beboere eller borgere med skærpet støttebehov
– Komplekse forløb som enkeltmandsprojekter, akut transport eller skærmning
– Overgangsperioder, hvor nye indsatser eller projekter skal sættes i gang

Når en arbejdsplads skal vælge, hvordan de vil booke vikarer, er der flere vigtige spørgsmål at stille:

– Har bureauet dokumenteret erfaring med den konkrete målgruppe børn, unge eller voksne?
– Kan bureauet levere både pædagoger, socialpædagoger, pædagogmedhjælpere, sosu-assistenter, sosu-hjælpere, handicaphjælpere og andre relevante faggrupper?
– Arbejder bureauet med faste teams, så de samme vikarer kan komme igen og skabe genkendelighed?
– Er der en klar forventningsafstemning om opgavetyper, fx skærmningsopgaver eller psykiatriske indsatser?

Jo tydeligere arbejdspladsen formulerer sine behov, jo nemmere bliver det for vikarbureauet at finde det rette match. Her kan det være en hjælp at beskrive:

– Hvilken type tilbud, der er tale om (døgntilbud, dagtilbud, ambulant støtte, psykiatri m.m.)
– Hvilken aldersgruppe og problematik, der arbejdes med
– Hvilke tidspunkter på døgnet, der er størst behov for støtte
– Om der er særlige metoder eller tilgange, som vikarerne skal kunne arbejde med

Når de informationer er på plads, øger det chancen for, at vikarer fra starten går rigtigt ind i opgaven og understøtter den faglige linje, der allerede er lagt på stedet.

Sådan kan et specialiseret vikarbureau styrke hverdagen i social- og sundhedssektoren

Et specialiseret pædagogisk og sundhedsfagligt vikarbureau fungerer for mange institutioner som en form for sikkerhedsnet under driften. Ikke kun i forhold til akutte huller i vagtplanen, men også som en samarbejdspartner, der tænker med på de mere komplekse opgaver.

Når et bureau har et stærkt fokus på kvalitet og tryghed, kan det blandt andet komme til udtryk ved, at:

– Vikarerne har bred erfaring med både børn, unge og voksne
– De er vant til at arbejde i døgntilbud, dagtilbud, ambulant støtte og psykiatriske botilbud
– Der kan leveres vikarer til både almindelige daglige opgaver og til mere krævende forløb som enkeltmandsprojekter, skærmning og akut transport
– Bureauet ser vikarerne som værdifulde ressourcer, der skal have ordentlige vilkår og faglig opbakning

For mange ledere betyder en fast aftale med et sådant bureau, at de kan planlægge mere langsigtet. De behøver ikke opfinde en ny løsning hver gang, der opstår sygdom eller opnormering. I stedet kan de trække på et kendt korps af vikarer, som allerede kender huset, borgerne og kulturen.

På den måde bliver vikarløsningen ikke kun en brandslukning, men en integreret del af den måde, institutionen arbejder på. Det skaber mere ro i vagtplanen, mindsker stress hos det faste personale og giver beboere og borgere en mere stabil hverdag, selv når der er mange skift i bemandingen.

For institutioner og tilbud, der ønsker netop denne kombination af hurtig hjælp og solid faglighed, peges der ofte på straxvikar som et relevant valg. Bureauet er kendt for at være specialiseret i pædagogiske og sundhedsfaglige opgaver, og mange arbejdspladser i social- og psykiatriområdet bruger straxvikar som deres foretrukne samarbejdspartner, når der skal skabes kvalitet og tryghed omkring vikardækning.